E-Rechnungspflicht 2025–2028: Diese Fristen und Ausnahmen gelten
Mit dem Wachstumschancengesetz (Quelle, öffnet in neuem Tab) hat der Gesetzgeber die elektronische Rechnung im inländischen B2B-Geschäft stufenweise von 2025 bis 2028 verpflichtend gemacht. Wichtig: Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF per E-Mail, sondern ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der europäischen Norm EN 16931 (Quelle, öffnet in neuem Tab).
Dieser Beitrag fasst zusammen, welche Frist für wen gilt, welche Ausnahmen es gibt und was das praktisch bedeutet.
Was ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?
Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet das Umsatzsteuergesetz (Quelle, öffnet in neuem Tab) zwischen E-Rechnungen und „sonstigen Rechnungen". Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich elektronisch verarbeiten lässt. Maßstab ist die europäische Norm EN 16931.
In Deutschland erfüllen vor allem zwei Formate diese Anforderung: die XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML). Ein gewöhnliches PDF ohne strukturierte Daten ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung".
Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Entscheidend ist der strukturierte XML-Datensatz nach EN 16931.
Die Fristen im Überblick
Die Pflicht kommt in drei Stufen, jeweils für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B):
- Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Eine Zustimmung des Empfängers ist für den Versand einer E-Rechnung nicht mehr nötig.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt auch für Kleinbetriebe und Selbstständige bei allen inländischen B2B-Umsätzen.
Welche Ausnahmen gibt es?
Nicht jede Rechnung fällt unter die Pflicht. Die wichtigsten Ausnahmen:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV (Quelle, öffnet in neuem Tab)) dürfen weiterhin formfrei gestellt werden.
- Fahrausweise (§ 34 UStDV (Quelle, öffnet in neuem Tab)).
- Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt die Papier- oder PDF-Rechnung zulässig.
- Bestimmte steuerfreie Umsätze (§ 4 Nr. 8–29 UStG (Quelle, öffnet in neuem Tab)), etwa viele Finanz- und Vermietungsleistungen.
- Kleinunternehmer (§ 19 UStG (Quelle, öffnet in neuem Tab)) müssen nach § 34a UStDV (Quelle, öffnet in neuem Tab) keine E-Rechnungen ausstellen, müssen sie aber trotzdem empfangen können.
Was heißt „empfangen können" konkret?
Für den Empfang genügt formal ein E-Mail-Postfach. Die eigentliche Arbeit beginnt danach: Die E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument und muss elektronisch, unveränderbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Ein Ausdruck im Ordner genügt nicht.
Praktisch heißt das: Sie brauchen einen Ort, an dem eingehende E-Rechnungen ankommen, gelesen werden können (das XML ist für Menschen erst einmal unlesbar) und GoBD-konform archiviert werden.
Was sollten Selbstständige jetzt tun?
Drei Schritte reichen für den Anfang:
- Empfang organisieren: eine feste Eingangsadresse für Rechnungen einrichten und eingehende E-Rechnungen strukturiert ablegen.
- Ausstellung testen: einmal eine eigene Rechnung als E-Rechnung erzeugen, zum Beispiel im kostenlosen Belegflow-Generator, und an einem echten Empfänger prüfen.
- Archiv klären: festlegen, wo Rechnungen die gesetzliche Aufbewahrungsfrist über unveränderbar liegen.
Häufige Fragen
Reicht ein PDF per E-Mail noch aus?+
Im B2B-Geschäft nur übergangsweise: Bis Ende 2026 (bzw. Ende 2027 für Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz) dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch sonstige Formate wie PDF genutzt werden. Danach ist im Inlands-B2B die strukturierte E-Rechnung Pflicht.
Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?+
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen selbst keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV). Empfangen und aufbewahren können müssen sie E-Rechnungen aber wie alle anderen Unternehmen.
Muss ich für Privatkunden E-Rechnungen schreiben?+
Nein. Die Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Gegenüber Endverbrauchern bleiben Papier- und PDF-Rechnungen zulässig.
Welches Format soll ich nehmen: ZUGFeRD oder XRechnung?+
Beide erfüllen die EN 16931. ZUGFeRD kombiniert lesbares PDF mit eingebettetem XML und ist für die meisten B2B-Fälle praktisch; Behörden verlangen häufig die XRechnung. Details im Beitrag „ZUGFeRD oder XRechnung?".
Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.